Kdy přestává stačit Excel a obvyklé výstupy z informačních systémů?

Excel je vynikající nástroj pro individuální výpočty. Může být použit i jako prostředek k šíření informací, např. když jej připojíte jako přílohu k emailu a rozešlete do světa. K čemu se ale nehodí, je týmová práce. Kdo si zkusil s Excelem zorganizovat práci skupiny lidí tak, aby výsledkem jejich koordinované práce byla jedna tabulka obsahující společně vytvořený výsledek, ten ví jak je to obtížné a pracné. Pro týmovou práci Excel nestačí, na to jsou tady databáze a databázová řešení. To však platí jen tak dlouho, dokud Excel nezačne fungovat jako databázové řešení. Možností jak propojit Excel s databází se stále zlepšují a v jeho nejnovější verzi lze už propojení vytvořit natolik efektivně, že to naši společnost přimělo k vytvoření například řešení pro tvorbu plánu, které umožňuje pracovat v Excelu a přitom se těšit z výhod databázové aplikace. To s sebou přináší zabezpečení dat i řízené workflow pro týmovou spolupráci. To je příklad toho, že pokud přestane stačit Excel, neznamená to ještě, že je nutno Excel za každou cenu opustit. Jeho úloha v řešeních BI teprve začala.
Jak je to s obvyklými výstupy z informačních systémů? Jedno hledisko z mnoha: Stephen Brobst, uznávaný BI guru, při své přednášce konané v Praze řekl, že historická data v primárních systémech jsou jako cholesterol v krvi. Nejde jen o to, že při zpracování dat jsou zátěží svým objemem, ale především při každé změně procesů a logiky zpracování vytvářejí historická data otázku "co s nimi?". Kam s informací o prodeji v zaniklých střediscích? K čemu tolik kódů produktů, když těch "živých" je sotva zlomek? To, co je pro primární informační systém cholesterol, je pro datový sklad hlavní potravou. Pokud tedy chcete mít možnost se při svých budoucích rozhodováních poučit z minulosti, uchovejte informaci o ni v datovém skladu.

Tři nečastější a nejvýznamnější důvody pro pořízení řešení BI.

Za prvé… za druhé, i za třetí je to prodej a potřeba jej zvýšit prostřednictvím efektivního marketingu, řízením kampaní, řízením prodejní sítě, zvýšením loajality zákazníků apod. Pak jsou tu další důvody, které mohou souviset stejně tak s obchodem jako s kterýmkoliv jiným podnikovým procesem. Vznikají tam, kde manažeři cítí nedostatek informací, který je nutí se rozhodovat intuitivně nebo kde nelze včas a v potřebné kvalitě měřit dosahované výsledky. To vše platí zejména, když si manažeři uvědomí, že informace, které nedokážou získat, jsou na dosah ruky ukryté v informačních systémech podniku.

Kdy zanikne BI jako tržní segment? Kdy jej výkonnost hardwaru a funkční komplexnost běžných podnikových systémů zlikvidují? Dodavatele ERP nenapadlo, že rozvaha a výkaz zisků a ztrát uživatelům stačit nebudou?

Jestliže je známo, že množství dat, které lidstvo shromažďuje, roste rok od roku exponenciálním tempem, pak se zániku BI nemusíme obávat. I když jenom část z obrovské masy stále vznikajících dat může být komerčně využita, pořád je to ohromný potenciál pro hledání nových zdrojů růstu a efektivity podnikání. Abychom tento potenciál dokázali vytěžit, je třeba data zpracovat a transformovat do podoby použitelné informace. To je práce pro odborníky na BI. Aktivity poskytovatelů primárních systémů zatím povedou ke zvýšení podílu prodeje prefabrikovaných řešení pro reporting a analýzu dat pocházejících z běžných podnikových agend.

Nakolik jsou zákazníci spokojeni s funkčností vámi dodaných BI systémů? /dolaďování, splnění či nesplnění očekávání, zásadní výhrady vzniklé z neznalosti apod./

Nikde snad nenajdete tolik uživatelů projevujících otevřeně upřímnou radost nad novým informačním systémem, jako právě při vytváření řešení BI. To platí zejména tam, kde takovéto řešení bylo implementováno vůbec poprvé. První zkušenost práce s manažerským systémem uživatelům přináší chvíle nadšení z dosud nepoznané dostupnosti informací a možností kreativní práce s nimi. Velmi důležité pro budoucnost investice do BI však jsou první měsíce: na jedné straně je třeba budovat důvěru uživatelů v nový systém jako věrohodný zdroj informací, na druhé straně se právě v tomto období mohou u více komplexních systémů vyskytnout skryté nepravidelnosti při zpracování zdrojových dat. Na nutnost doladit systém v detailech musí být připraveny obě strany – dodavatel i uživatelé.

Jaká je průměrná nebo typická návratnost investice do pořízení BI? /odhad, příklad, marketingový údaj, tj. i relativní, apod./

Typickou návratnost nelze jednoznačně definovat. Navíc se délka návratnosti liší podle oblasti realizace. Nejkratší – i v řádech měsíců – bývá u řešení pro oblast prodeje a logistiky. Delší - v jednotkách roků – je návratnost u řešení pro oblast controllingu a řízení financí. Vyčíslit přínosy v přesných částkách bývá velmi obtížné, a to zejména v případě řízení prodeje. Práce s informacemi je vždy jen jedním z mnoha faktorů ovlivňujících pozici na trhu, a tak jestliže je úsilí BI vedeno směrem k získání konkurenční výhody nebo k jejímu udržení, může být finanční přínos jakkoli obrovský a přitom zůstat navždy nezměřený.

Roman Danel